为加强和改进医学系日常管理，进一步规范相关工作流程，落细落实医学系办公管理、教学管理、科研管理、学生管理等工作，现将相关事宜通知如下。

一、系属各部门工作职责

1、综合办公室：是医学系党务、行政、教学的综合管理部门。具体负责综合协调、上传下达、对外联络、督察督办、公文处理、会务办理、制度建设、综合管理服务等工作。

2、学生工作办公室：是医学系团学工作综合管理部门。具体负责学生思想政治教育、行为规范管理、助学解困、心理健康教育、学生住宿管理、辅导员队伍建设与管理、班主任队伍建设与管理、共青团与学生社团建设管理等工作。

3、医学教研室与各教研小组：医学教研室是医学系教学运行业务管理部门，负责统筹协调、牵头抓总，组织协调各教研组在各自专业领域内开展教学科研等工作。各教研组承担本专业领域的教研室职责任务，围绕职能职责开展教学科研工作。二、办公管理

（一）收文

医学系班子成员、各部门工作人员、教研组教师、辅导员等所有教职员工，领取或参加会议、培训所收到的文件等公文，均要及时交系办按照公文处理流程审签办理，不得跨越系办体外循环，紧急事件或特殊情况经办人需同时向分管领导汇报。系办接到文件后填写《医学系文件批办单》（附件1），并及时呈送相关领导批示，系办按照批示情况进行督办，急件或特殊情况要由专人进行跟踪督办，特事特办。

（二）发文

系办、学办、教研室、教研组（以下统筹系属各部门）根据工作实际，需要以医学系名义印发文件、通知的，均要先起草相关稿件，经分管领导审阅把关后填写《医学系签发文稿纸》（附件2），并将拟发文稿和文稿电子版交系办。系办负责分送相关领导审签、签发。党政联席会议纪要、党总支会议纪要、党发文件由党总支副书记审签，党总支书记签发；系发文件由系副主任（或分管教学负责人）、党总支副书记审签，系主要负责人签发。系办公室负责将已签发的电子版或纸质版文件及时传送办理部门和相关人员。系办公室负责督办相关文件的办理情况。

（三）会议纪要

按照《关于加强新形势下系部党组织建设的意见（试行）》（乌院党发[2020]10号）精神，系属各部门根据工作需要可向系办提出系会议议题申请，由系办汇总议题并统筹安排对应的会议事宜，对未列入系会议议题的申请，要及时向申请部门反馈相关意见。系主要负责人确定会议议题并主持召开。系公负责做好会议记录，会后及时起草会议纪要，并按照发文要求履行审签程序。系属各部门在职责范围内临时发起的工作会议由召集部门（人）负责，自行安排。

（四）请销假

医学系所有教职员工需严格按照学院《关于严格执行教职工寒暑假节假日工作日外出请假报告制度的通知》（乌院办发[2020]1号）的文件要求，填写《乌海职业技术学院教职工请假条》（附件3），执行相关请假流程。系正副职外出，向分管院领导、院长、书记履行请假手续，《请假报告单》分别报送至学院组织人事统战处和党政办公室。教职员工外出，向系分管领导、系主要负责人履行请假手续，寒暑假外出还需向分管业务院领导履行请假手续，《请假报告单》报送至系办备案，系办将教职员工请假情况在次月初3日内报学院人事统战处。

（五）教职工培训

教职工培训主要通过学院选派、系里选派和个人申请三种方式选派，攻读学位及进修教育执行《学院教职工攻读学位及进修学习管理办法》。

选派教职工参加市外培训或参加市内培训超过10天的，由系办统一履行文件审批流程，统筹安排，拿出拟办意见，并跟踪督办，需要学院备案的，参加培训人员要配合系办按照学院要求做好备案手续。

普通教职工参加市内培训时间不超过10天的或临时培训，由分管系领导在不影响整体工作运行的情况下进行安排，分管系领导要按照班子成员分工做好工作沟通协调工作，选派系属部门负责人参加培训的要经系主要负责人同意。

1.涉及教师的教学科研培训或业务会议，由教研组提出人员安排意见，系分管领导审签，系主要负责人签发。需要呈送相关部门或院领导签署意见的，由系主要负责人签署送审意见。

2.涉及班主任、辅导员、教职员工等团学方面的培训或业务会议，由系学工办提出人员安排意见，系分管领导审签，系主要负责人签发。需要呈送相关部门或院领导签署意见的，由系主要负责人签署送审意见。

3.教职员工党务、教学和团学工作之外的其它培训、会议，由系办提出人员安排意见，系分管领导审签，系主要负责人签发。需要呈送相关部门或院领导签署意见的，由系主要负责人签署送审意见。

教职工在工作期间不得私自以任何理由、任何形式参加未经批准的培训。参加培训的教师要办理请假手续。赴市外参加培训要按照学院要求填写《乌海职业技术学院国内差旅审批单》（附件4）。培训人员按时完成规定学习任务，学习结束后及时返校销假，根据相关要求办理报销手续。

（六）采购报销

系属各部门每年底需提出下一年度费用预算，经系会议研究确定。采销人员需严格执行年度预算和《乌海职业技术学院关于财务支出审批和报销流程相关规定的通知》（乌院办发〔2021〕35号）相关要求，填写《医学系批量物品和实训耗材采购论证决策表》（附件5）等财务要求提供的凭证，履行采购、采购验收、资产管理等相关手续。涉及固定资产的，依据《乌海职业技术学院固定资产管理办法（试行）》（乌院党发〔2020〕10号）要求，办理国有资产登记手续。

三、教学管理

教学管理执行学院《教学管理规章制度汇编》和《医学系教学工作考核办法（试行）》（乌院医发[2020]31号）。教研组在医学教研室的统筹组织协调下承担各自专业领域内的教研室工作职责任务。

（一）学籍管理

班主任负责做好新生学籍信息审核、录入等学籍注册和档案的管理工作，要及时做好学生因退学、休学、参军入伍等情况的学籍变更。学生毕业后，班主任将学生学籍档案和党团档案进行整合，做好学生档案的转移和移交签字手续；未能如期毕业的学生，班主任将学生学籍档案和党团档案进行整合密封后，交系办教学秘书管理，待学生延期毕业后，教学秘书交回班主任办理学生档案的转移和移交签字手续。教学秘书负责与班主任履行交接签字手续，交接签字手续纳入系办档案管理。

（二）《人才培养方案》的制定 

教研组负责所承担专业的人才培养方案的制定，经医学教研室审核并提交系会议研究确定后，按要求报教务科技处，待学院审定后实施。医学教研室要按照教学规律提早做好《人才培养方案》的安排布置和审核工作。

（三）教材选用 

教研组负责按照《乌海职业技术学院教材选用管理实施细则》（乌院办发[2021]7号）和《人才培养方案》，在教务科技处提供的教材征订目录中提前确定课程教材，填写《乌海职业技术学院教材征订表》，经医学教研室、分管领导审核，由系主要负责人签字后按相关要求上报。

（四）课程管理

1.课程安排

教研组负责按照《人才培养方案》和《医学系教学工作考核办法（试行）》的文件要求及本专业教师实际情况，提前确定下一学期授课教师和具体课时量。鉴于医学系专任教师少、教学任务重的现状，原则上确定主岗在行政岗位的专任教师代课周学时为12-15课时/周，不参与行政事务的专任教师代课周学时为16-24课时/周；视课程安排不得超出3门。课程安排由教师申报教研组，教研组负责统筹把关，核心课程优先专任教师。“医学系外聘教师人才库”由系办管理，外聘教师选聘由教研组商系办从“医学系外聘教师人才库”中择优提出选聘意见。

教研组负责在每学期末将下一学期授课教师和具体课时量安排经医学教研室审核后上报系办汇总，系办汇总后提交系会议研究确定。系会议研究确定后，系办教学秘书会同教研室、教研组编制系课表，并按要求上报教务科技处。

2.课程教学

授课教师要严格按照学院课堂教学相关管理规定，做好备课和教案准备，禁止无教案上课。授课教师需提前到达教室，衣着整洁、站立上课，准时下课。授课教师不得随意或擅自调课、停课或私自请人代课。需要调课的，必须提前在新教务系统中完成线上调课申请，填写纸质版《调代课申请表》（附件6），经分管领导审核签字报教务科技处批准。停课执行学院通知。

3.教学质量监控

系办要会同教研室、教研组做好日常教学检查、评教评学等教学质量监控工作的指导，落实同行评教、学生评教、教师评学和听课制度，具体工作由教学秘书和教学督导员协调落实。教研室、教研组要配合系办收集汇总梳理教学检查中发现的问题。针对汇总梳理出来的问题，系办要及时反馈给教研室和对应的教研组，教研室牵头组织各教研组提出整改措施并及时进行整改，整改措施和整改情况报教学督导员，形成完善的以查促改、以改促建的监控机制。

同行评教由教研组在组内组织教师互相听课，填写《课堂教学测评表》（附件7）报教研组，每学期至少2-3次；学生评教由教学督导员在每班内选定一名学生教学信息员，填写《学生教学信息员反馈意见表》（附件8）报教学督导员，每两周一次；教师评学由教研组在组内组织召开评学座谈会，填写《教学质量评价表（教师评学用）》（附件9）报教学督导员，每学期1次。听课由系办教学秘书组织对系内专兼职教师开展听课，系部领导每学期听课不少于6次，教研室主任每学期听课不少于8次，教师每学期听课不少于4次，身兼数职教师听课次数就高。

4.课程考核

课程考核由院考和系考两个部分组成。院考由学院统一组织，主要是针对全院学生的基础课考核，要求系部老师配合做好监考工作。系考由系里全面负责，具体工作由分管系领导牵头，系办统筹协调，教研室和教研组具体组织实施，主要是针对全系学生的专业课考核，内容包括考核的时间安排、试卷编印、考试监考、成绩评定等工作。

系办负责配合教研室组织协调各教研组做好试卷的印刷、回收和存档；考核的时间和监考、巡考的人员安排；补考、重修的安排组织。课程负责人负责建立试题库，并逐年更新。命题教师要针对A类课程、B类课程理论部分，从试题库中选定水平相当的A、B两套试卷以及对应的评分标准，要配合系办做好试卷的印刷，要做好试卷保密工作。任课教师要在考核结束后的三天内，按照标准答案和评分标准完成考试的阅卷、评分和成绩录入工作。学生成绩不得随意更改，确需改动的，由成绩录入的教师在新教务系统中提交变更成绩申请，上报教务科技处批准后，进形成绩变更。补考成绩由评卷教师负责录入。

5.技能竞赛

承办院级、自治区级和国家级技能竞赛由系教研室商教研组提出可行性方案，经系会议研究确定后，积极向学院申请。承办技能竞赛批准后，按照专业责成相应的教研组制定详细技能竞赛方案，经系会议研究决定后组织实施。

参加院级、自治区级和国家级技能竞赛由各教研组按照相关竞技要求，择优推荐参赛教师、指导教师、学生，分管领导结合教研组意见和教师队伍实际提出推荐意见，经系主要负责人批准后派人参加。需要呈送相关部门或院领导签署意见的，由系主要负责人签署送审意见。

参加技能竞赛的教师和学生要认真做好竞赛的准备工作，争取取得好的成绩。竞赛取得优秀名次或指导学生取得优秀名次的教师作为职称评聘、评优选先的重要依据。

6.顶岗实习

教研组要准确掌握学生顶岗实习的实际需求，在学生顶岗实习的前一学期摸清自主实习和需要系里统筹安排实习的学生情况，上报教研室。教研室负责和实习基地做好对接，结合学生顶岗实习的实际需求提出学生实习计划，明确实习学生的实习基地、实习期限、校内指导教师，统筹做好学生顶岗实习各项工作。学生实习安排经系会议研究确定后，上报教务科技处，待学院审批后实施。

实习期间，学生接受实习单位与学院的双重管理。实习指导老师要积极和实习单位沟通学生实习情况，通过线上线下的方式做好实习指导，与实习单位带教老师共同对学生实习成绩进行评定，按要求做好工作总结和记录。实习结束后，学生根据学院要求，按时返校进行毕业答辩。

7.毕业设计（论文）。教研室要统筹做好学生毕业设计（论文）工作，组织成立毕业设计（论文）工作领导机构及答辩委员会，负责毕业设计（论文）工作的规划、协调、组织管理和考核认定，毕业设计（论文）答辩委员会下设若干答辩小组，按照专业类别提前制定毕业设计成绩表样式，安排答辩时间、地点，组织公开答辩。校内指导教师负责指导毕业年级学生的毕业设计与答辩，将毕业设计（论文）封面、毕业论文、实习手册等送交答辩小组。毕业设计（论文）成绩评定必须从严掌握，最后以五级（优秀、良好、中等、及格、不及格）记分登记入册，优秀率一般≤20%。毕业设计（论文）不能免修、缓修，只能重修。

（五）实训室管理

1.实训室设备管理。系分管领导要做好实训室设备管理工作，为实训室固定资产管理的第一责任人，列入固定资产的实训设备，要做到帐、卡、物一致，要做好固定资产核查工作，购置的设备要做好质量把关和验收工作，实训室设备要按照国有资产管理要求纳入学院系统管理。各实训室管理员协助分管领导和系国有资产管理员共同完成设备的入库、归类造册备案、贴签等工作。实训室各种设备统一由实训室管理人员管理，要定期进行实训室设备的检查和记录，要求做到帐、卡、物一致。实训室管理员发现问题要及时向国有资产管理员报备，国有资产管理员会同教研组依据情况提出维修、更换建议，报分管领导审核。维修费用审签按照学院和系里相关规定执行。涉及固定资产管理的按照学院国有资产管理办法和招标采购办法办理。

2.实训室使用。实训室使用由教研组根据课程安排授课教师提出，经教研室审核，报系办教学秘书统筹安排实训室。实训室使用以谁使用谁负责为原则，严格遵守实训室操作规程，保证人身安全和设备安全，不得随意使用与实训无关的仪器设备。发现问题要及时向实训室管理员反馈。

3.实训耗材管理。各教学组按照教学实际和耗费使用、结余情况提出采购计划，采购计划纳入系年度预算管理，履行采购、采购验收、资产管理等相关手续。库存耗材必须实行专人保管，各教学组每学期初将确定的耗材保管员名单上报系办汇总留档，需调整人员时，所属教研组组长上报系办进行更改，调整前后保管人员应认真办理交接手续。保管人员要按照类别和各自的存放要求妥善保管各种耗材，加强防水、防火、防虫、防盗管理和教师实验实训耗材的领用记录，做到账目清楚，账物相符，在每学期末对库存耗材进行一次全面盘点。实训使用过的一次性耗材，必须放到指定的存放点，由各教研组确定的专人进行集中回收处理，对于有毒有害的废物必须严格按照危险品要求进行回收管理。 

4.实训药品管理。实训药品由教研组根据实训需求提出采购计划，经教研室审核，系负责人批准后，按照《医学系关于采购报销和资产管理的通知》（乌院医发[2020]33号）文件要求办理采销相关事宜。

实训药品管理严格执行《中华人民共和国药品管理法》，实行双人管理，由实训室管理员和临床医学教研组指定药品管理员共同负责。实训室管理员做好实训室管理，无关人员不得随意进入实训室。药品管理员做好登记、建账和入库、出库登记，要定期检查药品的效期、数量，药品要明确标识、定点放置，过期药品及时妥善处理。药品库和药品柜钥匙分别由实训室管理员和药品管理员管理，不得互相转借。药品出库按教师使用量定量拿取，经实训室管理员和药品管理员共同签字，实训室管理员要做好使用药品记录。特殊情况需要增加补充药品需上报系部负责人批准。如发生药品丢失，立即上报系分管领导。药品管理期间违反规定、构成犯罪的，将依法追究刑事责任。

三、科研管理

各教研组负责做好本专业范围内校外科研项目（课题）和校内科研项目的申报、立项、审批、科研、经费管理等工作。

（一）申报、立项、审批。教师个人或联合数人按照有关文件规定申报国家、自治区、市级、校级课题，填写《乌海职业技术学院教科研课题申请书》，经系教研室审核，提交系办汇总，经系会议研究决定后，系负责人签字加盖公章，按科研课题文件相关要求进行上报，待审批立项后组织实施。

（二）科研工作。课题负责人负责组织课题组成员依照计划进度和质量要求完成研究任务，全部研究过程要注意课题研究的建档和管理。课题完成情况将作为职称评聘、评优选先的重要依据。

（三）经费管理。科研经费管理实施执行《乌海职业技术学院科研经费管理实施细则》（乌院办发[2021]8号）。

四、学生管理

（一）作息时间

严格执行《医学系学生管理暂行办法（试行）》（乌院医发[2020]17号）和《医学系2020年秋季学期学生早操、晚自习管理办法》（乌院医发[2020]40号），班主任主要负责，教师、辅导员、班主任齐抓共管，切实加强学生日常管理。除周六、日和节假日外，日常作息时间和相关要求如下:

7:00-7:30 早操。要求各班级在指定地点集合，跑操20分钟。值班教师和学生会工作人员要做好纪律维持和出勤记录。

8:20-18:00 上课。授课教师要做好学生上课期间的教学管理和秩序维护等工作（期间12:00-14:30午休）。

19:10-21:00 自习。各班级要保持安静，保持教室内卫生干净整洁，不得大声喧哗。值班教师及学生会工作人员要做好纪律维持和出勤记录。

22:10-22:30 检查宿舍。学生在宿舍内等待查宿，不得窜宿舍。值班教师组织学生会工作人员检查宿舍，填写《医学系夜间楼层查宿表》，并在班主任群内通报，班主任要及时作出处置。如遇紧急情况值班教师、班主任要及时上报学工办和带班领导。节假期间，班主任要采取视频连线等方式检查留宿学生宿舍，并将情况反馈值班教师。

（二）请销假

学生请假执行《关于进一步规范学生请销假的通知》（乌院学工字[2021]3号）。请假2天（含2天）以内者，由班主任核实后签字批准并备案，开具纸质《学生请假单》；3天至2周以内者，由班主任、辅导员签署意见后报学工办主任和分管领导批准；超过2周，系部、教务科技处、学生工作处签署意见，由主管院长批准，开具纸质《学生请假单》；学生各类请假时长超过2周时，必须通过纸质《学生请假单》的形式完成全部审批流程方可生效。

（三）违纪处理

学生违纪处理执行《乌海职业技术学院学生违纪处理实施细则》（乌院办发[2021]3号）。发生学生违纪事件后，班主任和辅导员要对违纪行为进行调查取证，调查笔录要求至少有两名调查人员在场。学生在校外发生违纪事件，邀请后勤保卫处协助，共同进行调查取证。班主任要客观真实填写《学生违纪情况调查表》（附件10）。根据违纪情况，班主任要对照学生违纪处理种类及标准提出处理意见，填写《乌海职业技术学院学生违纪处分审批表》（附件11），并将《学生违纪情况调查表》、学生错误认识材料以及相关佐证材料一并报系学工办。学工办要对佐证材料、处分标准进行核实，经过分管领导审核，报系办履行公文审签程序。学生有违法犯罪行为的，待司法机关处理后，再根据司法机关的处理结果进行处理。

班主任要做好受处分学生的引导教育工作，要求受处分学生在考核期内态度端正，每两个月向班主任提交思想汇报，参加一定次数的志愿者服务活动。受到处分的学生表现良好，处分期满后，向班主任提交撤销处分的书面申请，班主任提出解除处分意见，填写《乌海职业技术学院学生取消处分审批表》（附件12）报分管领导审批后，由学工办上报学生工作处备案。留校察看处分应报至学生工作处审查批准后，由学生工作委员会解除决定。警告、严重警告处分期限为6个月，记过、留校察看处分期限为12个月。到期未申请或未达到解除条件的，处分期限延续，以一次为限，延期半年。

（四）综合素质测评

综合素质测评得分的计算在班主任的领导下进行，必须坚持客观、公正、民主、公开的原则，综合素质测评得分是学生评优评奖的基本依据。班主任根据学生的平时表现，依据《乌海职业技术学院学生综合素质评测暂行办法》的相关规定进行德育测评赋分。由班委会成员将学生的德育成绩、学业成绩、体育成绩按照的30%、60%、10%的权重进行计算。综合素质测评成绩的计算方法为:综合素质测评得分=德育测评得分×30％+学业测评得分×60％+文体测评得分×10％+奖励分-扣减分。成绩计算数值到小数点后两位。综合素质测评经班主任审核通过后报学工办。

五、其他事宜

本通知内容与学院相关制度不一致的，以学院相关制度为准。     

                         医学系

 2021年12月22日